Фото рабочего дня руководителя

«Нет ничего бесполезнее, чем эффективно выполнять работу, которую делать вообще не нужно»

Питер Друкер

Сегодня разговор о времени руководителя. Как его организовать таким образом, чтобы меньше быть исполнителем и больше руководителем. Знакомая нам истина гласит: «хочешь управлять – измеряй». Хочешь управлять своим временем, вооружись удобным измерителем.

Инструмент для измерения времени

Мы обычно используем самый простой для этого инструмент – «Фото рабочего дня». Инструмент знаком многим руководителям. Парадокс заключается в том, что я постоянно встречаю людей, для которых «Фото» в новинку и вызывает эмоции на уровне «ух-ты, как все просто».

Заглянем в Википедию. Что там написано про фотографию рабочего дня?

Предложу вам мою версию формулировки, которая раскроет дополнительные грани данного инструмента.

Рекомендуемый период времени для таких измерений от 2 недель до одного месяца. Лучше всего вовлекать весь коллектив в эту работу, чтобы сделать максимально полный срез деятельности сотрудников и руководителей компании, получить объективные данные для дальнейшего анализа.

Цель измерения времени

Обычно фото используется для линейных сотрудников. Проводится  руководителем для анализа времени загрузки сотрудников.

В этой статье узко сфокусируемся на оптимизации использования времени именно руководителем.  Чем принципиально отличается замер времени руководителя от замера времени исполнителя? Если при изучении деятельности сотрудника, важно замерить в каких бизнес-процессах он участвует в качестве исполнителя, то для руководителя важнее понимание его собственных ролей. Только через осознание своих ролей, руководитель сможет повысить свою личную управленческую производительность!

Для оценки эффективности деятельности руководителя мы выделяем 3 типовые роли, определяющие его поведение в ходе рабочего дня:

1. Бизнес-архитектор
2. Оперативный управляющий
3. Исполнитель

Успех руководителя во многом зависит от распределения времени на указанные роли. Очевидно, что руководитель, большую часть времени выступающий исполнителем, не выполняет главную задачу – эффективная организация процесса. У такого руководителя гарантировано проблемы с делегированием. А его подчиненные могут быть мало загружены  или даже просто прохлаждаться на работе, тем самым не выполняя свое главное предназначение – эффективное исполнение процесса.

Руководитель с высоким процентом в строке «оперативный управляющий» действительно занят управлением и подчиненными. Он уделяем им достаточно времени, координирует их деятельность. Он зарабатывает авторитет в качестве наставника, обучая подчиненных. У него есть время проявлять заботу о сотрудниках подразделения, решать их производственные проблемы, помогать добиваться нужных результатов. Такая модель поведения руководителя приводит его подчиненных к прогнозируемым результатам, а самого руководителя к уверенности, что планы подразделения будут полностью выполнены.

Кто в притче исполнитель, а кто управляющий? Все же просто. Берешь в руки удочку и ловишь рыбу – исполнитель. Даешь подчиненному удочку, определяешь место для ловли, а также интенсивность ловли (показатели) – управляющий. Что же тогда делает архитектор? Создает удочку и улучшает снасти. Далее архитектор передает новую (улучшенную) удочку управляющему, чтобы тот обучил исполнителя ее применять и добился от исполнителя нужной частоты ловли рыбы.

Осознанное исполнение роли «бизнес-архитектор» – это «высший пилотаж руководителя». Архитектор в бизнесе – это человек, который не позволит устареть рабочему инструментарию сотрудников.

Как выглядит фото рабочего дня руководителя

Для измерений времени нужна предельно простая форма. Критерии формы:

1) занимает минимум времени на заполнение;

2) позволяет автоматически суммировать итоги работы;

3) реализована на доступном программном обеспечении.

Предлагаю вариант фото для руководителя, реализованный на MS Excel без макросов и сложных формул. Любой руководитель разберется.

Рис.1. Форма фото рабочего дня руководителя с выделением ролей

Как заполнять фото

Делать запись после каждого единообразного блока действий – один из самых простых вариантов заполнения фото. Другой вариант, повышающий дисциплину заполнения фото – точно определить отрезок времени в колонке «время» и каждые 15, 20 или 30 минут останавливаться на несколько секунд и делать запись. Пример заполнения фото на рис.2.

Рис.2. Пример заполнения фото рабочего дня руководителя с выделением ролей

Далее нужно подбить итоги по колонкам и вывести проценты распределения времени по управленческим ролям. См. рис.3.

 Рис 3. Итоги дня в фото руководителя

Еженедельно будем подводить итоги использования времени и его распределения по ролям. Для этого создадим «Сводную таблицу замеров использования рабочего времени».  Выглядит это так – рис.4.

Рис.4. Сводная таблица замеров использования рабочего времени за 1 неделю

И в самом конце статьи  – второй подарок. Хотите получить готовые формы «Фото рабочего дня»  представленные в статье для анализа своих ролей? Пожалуйста. Достаточно сделать запрос. В ответ вы получите Excel-файл с настроенными страницами для подсчета времени на каждую роль и их процентов в вашем рабочем дне.

Спасибо за внимание! Успехов при оптимизации своего трудового дня!