Как создать должностной функционал

Самый популярный документ передачи ответственности – должностная инструкция. Самый популярный и, пожалуй, самый проблемный. В двух предыдущих статьях «Почему не работают должностные инструкции. Часть 1» и «Часть 2» мы уже обозначили слабые места этого управленческого инструмента.

Инструкция — слабый инструмент

С точки зрения закрепления ответственности, должностная инструкция слишком велика по объему, чтобы сконцентрировать нас на главном – на взаимных договоренностях между руководителем и подчиненным. Большинство фраз инструкции формальны. Их много. Представьте усилия руководителя, чтобы проговорить каждую идею инструкции с каждым подчиненным. Не просто проговорить, но еще и прийти к взаимному согласию. Обе стороны должны быть согласны с формулировкой каждого участка ответственности, вменяемого сотруднику в обязанность. При необходимости иметь возможность корректировать любую формулировку инструкции.

Мы не встали на путь внедрения «слабого инструмента» любыми средствами и способами. Они, несомненно, есть. Например, «огнем и мечом». Но это не наш метод. Для нас важно, чтобы любой документ в системе управления бизнесом появился в результате договоренностей сторон, а не вместо них. Договор с клиентом – результат переговоров между поставщиком и клиентом. Бизнес-процесс – результат работы группы участников процесса на нескольких встречах. Стратегия развития предприятия появится по итогам встречи первых лиц компании и их взаимном согласии.

Функционал как набор требований к должности

Мы создали новый инструмент для закрепления ответственности за сотрудником компании – должностной функционал (ДФ). Он простой и лаконичный. Вся информация об ответственности и полномочиях сотрудника умещается на 1 листе формата А4.

Должностной функционал  определяет требования к сотруднику в данной должности:

1) какую зону ответственности обязан взять на себя сотрудник;

2) кому подчиняется сотрудник – административно и функционально;

3) какую цель должен достигать сотрудник регулярно (ежемесячно или ежеквартально);

4) какой круг задач необходимо решать сотруднику на постоянной основе;

5) по каким критериям будет оцениваться деятельность сотрудника.

Требования необходимы:

- при запуске вакансии,

- при отборе кандидата,

- при адаптации нового сотрудника в должности,

- при планировании программ обучения сотрудника,

- а также для текущего управления деятельностью сотрудника.

Для создания должностного функционала разработана методология. Создан программный продукт «Bizarc.pro», который помимо моделирования бизнес-процессов и структуры подразделений и должностей позволяет формировать функционал каждого должности. На рисунке пример функционала, созданный в программе «Bizarc.pro».

Методика применения функционала уже передана десятками предприятий в ходе стратегических сессий. Частично раскрою методику в данной статье.

Методология должностного функционала

Вернемся к методологии. В основе «должностного функционала» лежит известный метод управленческой пирамиды: «Цель – задачи – действия».

В одной пирамиде – одна цель. Цель декомпозируется на 7-10 задач. Для решения каждой задачи используется набор действий. На практике требуется не менее 70 различных действий для решения всех задач.

Цель отвечает на вопрос «зачем?». Применительно к функционалу звучит так: «Зачем нужна данная должность в компании?» Для достижения какой цели она нужна?

Задачи отвечают на вопрос «что?». Что нужно сделать, чтобы реализовать поставленную цель? Задачи собираем вокруг цели, создавая так называемый «круг задач». Важно, чтобы каждая задача отображала свой сектор деятельности, не дублируя сектора других задач. Необходимо посмотреть на достижение цели со всех сторон, чтобы в «кругу задач» не осталось белых пятен.

«Круг задач» - это иная проекция управленческой пирамиды. Взгляд на пирамиду сверху вниз.

Действия отвечают на вопрос «как?». Как нужно решать каждую из задач? Действия собираем в алгоритмы для решения задач – бизнес-процессы, регламенты или рабочие инструкции. При формировании «круга задач» мы исключаем действия из поля зрения. Абстрагируемся от демотивирующего вопроса «а КАК мы это сделаем?». Для правильного определения зон ответственности важно понимать «что делать», а не «как делать».

«Как делать» оставляем на откуп бизнес-процессов и регламентов, а также на квалификацию правильно подобранного исполнителя, которому мы сможем доверить данный круг задач.

Сразу скажу, что пирамид может быть несколько – для разных уровней управления:

1) стратегия

2) тактика

3) оперативка

Должностной  функционал создаем для оперативного или регулярного уровня управления. Регулярность устанавливаем календарный месяц, реже квартал. Такая регулярность определяется плановым периодом деятельности сотрудника и частотой выплат премий за реализацию плана.

Исходя из этой жизненной логики, цель должности всегда связана с планом: «выполнить план продаж», «выполнить производственный план», «выполнить план работ», «выполнить план мероприятий», «выполнить плановые показатели».

Для функционала выработан следующий типовой круг задач, который подходит для любой должности. См.рис.

Есть отличия между руководителями и их подчиненными. Руководители должны обеспечить выполнение задачи, исполнители – выполнить задачу. У руководителя задачи масштабнее, чем у исполнителей. Задача исполнителя – индивидуальная, задача руководителя – коллективная. Руководитель обязан обеспечить выполнение всех индивидуальных задач подчиненными.

Соответственно задачи могут иметь следующую формулировку:

Специальные задачи необходимы для конкретизации задач в рамках конкретной деятельности. Например, у сотрудника отдела продаж будут специальные задачи, связанные с клиентами, дебиторкой, продуктом, ценами и т.д. У сотрудника склада – задачи по товародвижению на складе, у бухгалтера – по налоговой и управленческой отчетности, кассовой дисциплине и пр.

В специальные задачи мы включаем все те секторы деятельности сотрудника, на которые необходимо постоянно обращать внимание.

Детализация круга задач

Для лучшего понимания своих задач сотрудником в программе «Bizarc.pro» к каждой функциональной задаче можно привязать:

- бизнес-процессы

- и регламентирующие документы.

Другими словами, обеспечить нужную степень детализации задач с помощью действий. Информация о детализации задач выводится в Приложение к Должностному функционалу.

Практически освоить данный материал поможет прохождение курса «Школа бизнес-архитектора». Ближайший курс пройдет с 26 по 28 мая 2020 года. Записывайтесь.