На счету
576 мероприятий
6822 участников
86 проектов
в 50 городах РФ и СНГ
Все клиенты
victor.luchkov

Фото рабочего дня руководителя

  • Виктор Лучков, член Гильдии маркетологов России
  • 20 Сентябрь 2015, 15:39

«Нет ничего бесполезнее, чем эффективно выполнять работу, которую делать вообще не нужно»

Питер Друкер

 

Управление временем  давно вошло в нашу жизнь. Можно по-разному относиться к тайм-менеджменту, но мало кто откажется от дополнительных минут и часов, которые можно выкроить, отказавшись от ненужных действий.

Сегодня разговор о времени руководителя. Как его организовать таким образом, чтобы меньше быть исполнителем и больше руководителем. Знакомая нам истина гласит: «хочешь управлять – измеряй». Хочешь управлять своим временем, вооружись удобным измерителем.

Инструмент для измерения времени

Мы обычно используем самый простой для этого инструмент – «Фото рабочего дня». Инструмент знаком многим руководителям. Парадокс заключается в том, что я постоянно встречаю людей, для которых «Фото» в новинку и вызывает эмоции на уровне «ух-ты, как все просто».

Для активных читателей ДВА подарка от меня, но это ниже в статье. Читайте дальше! :)

Заглянем в Википедию. Что там написано про фотографию рабочего дня?

Под фотографией рабочего дня (времени) понимается вид изучения рабочего времени наблюдением и измерением всех без исключения затрат на протяжении рабочего дня или отдельной его части. (Значение термина в Большой Советской энциклопедии).

Предложу вам мою версию формулировки, которая раскроет дополнительные грани данного инструмента.

Фото рабочего дня – это измерительный инструмент руководителя, в котором сотрудник компании самостоятельно фиксирует все свои действия и бездействия в ходе рабочего дня на протяжении определенного количества дней с целью поиска резервов времени для повышения производительности труда.

Рекомендуемый период времени для таких измерений от 2 недель до одного месяца. Лучше всего вовлекать весь коллектив в эту работу, чтобы сделать максимально полный срез деятельности сотрудников и руководителей компании, получить объективные данные для дальнейшего анализа.

Знакомая нам истина гласит: «хочешь управлять – измеряй». Хочешь управлять своим временем, вооружись удобным измерителем

Цель измерения времени

Обычно фото используется для линейных сотрудников. Проводится  руководителем для анализа времени загрузки сотрудников.

В этой статье узко сфокусируемся на оптимизации использования времени именно руководителем.  Чем принципиально отличается замер времени руководителя от замера времени исполнителя? Если при изучении деятельности сотрудника, важно замерить в каких бизнес-процессах он участвует в качестве исполнителя, то для руководителя важнее понимание его собственных ролей. Только через осознание своих ролей, руководитель сможет повысить свою личную управленческую производительность!

Роль  – это определенная модель поведения, которую человек проявляет (или берет на себя) в той или иной ситуации, взаимодействуя с окружающими.  Дополнительно о ролях и поведении руководителя прочитайте статью «Каким должен быть грамотный управленец».

Для оценки эффективности деятельности руководителя мы выделяем 3 типовые роли, определяющие его поведение в ходе рабочего дня:

1. Бизнес-архитектор
2. Оперативный управляющий
3. Исполнитель

Первый подарок. Посмотрите урок «Какие роли играет руководитель» из видеозаписи моего мастер-класса по системе управления. Запишите свои типовые действия для каждой из трех ролей, которые характерны лично для вас. Пришлите список действий на почту: viclu@ya.ru. Получите скидку 30% для участия в ближайшем однодневном Практикуме или 20% для участие в выездном Бизнес-лагере.

Дополнительно для всех, кто выполнил задание, получит мою новую брошюру «Бизнес-процесс. Основа эффективной систему управления» с подписью автора.

Успех руководителя во многом зависит от распределения времени на указанные роли. Очевидно, что руководитель, большую часть времени выступающий исполнителем, не выполняет главную задачу – эффективная организация процесса. У такого руководителя гарантировано проблемы с делегированием. А его подчиненные могут быть мало загружены  или даже просто прохлаждаться на работе, тем самым не выполняя свое главное предназначение – эффективное исполнение процесса.

Руководитель с высоким процентом в строке «оперативный управляющий» действительно занят управлением и подчиненными. Он уделяем им достаточно времени, координирует их деятельность. Он зарабатывает авторитет в качестве наставника, обучая подчиненных. У него есть время проявлять заботу о сотрудниках подразделения, решать их производственные проблемы, помогать добиваться нужных результатов. Такая модель поведения руководителя приводит его подчиненных к прогнозируемым результатам, а самого руководителя к уверенности, что планы подразделения будут полностью выполнены.

Вспомним притчу про рыбу и удочку. Если человеку дать рыбу, он ее съест и будет сыт. Сыт, пока снова не проголодается. Если ему дать удочку, он сможет ловить рыбу постоянно.

Кто в притче исполнитель, а кто управляющий? Все же просто. Берешь в руки удочку и ловишь рыбу – исполнитель. Даешь подчиненному удочку, определяешь место для ловли, а также интенсивность ловли (показатели) – управляющий. Что же тогда делает архитектор? Создает удочку и улучшает снасти. Далее архитектор передает новую (улучшенную) удочку управляющему, чтобы тот обучил исполнителя ее применять и добился от исполнителя нужной частоты ловли рыбы.

Осознанное исполнение роли «бизнес-архитектор» – это «высший пилотаж руководителя». Архитектор в бизнесе – это человек, который не позволит устареть рабочему инструментарию сотрудников.

Если при изучении деятельности сотрудника, важно замерить в каких бизнес-процессах он участвует как исполнитель, то для руководителя важнее понимание его собственных ролей

Как выглядит фото рабочего дня руководителя

Для измерений времени нужна предельно простая форма. Критерии формы:

1) занимает минимум времени на заполнение;

2) позволяет автоматически суммировать итоги работы;

3) реализована на доступном программном обеспечении.

Предлагаю вариант фото для руководителя, реализованный на MS Excel без макросов и сложных формул. Любой руководитель разберется.

Рис.1. Форма фото рабочего дня руководителя с выделением ролей

Время

Наименование действий

Результат действий

Минут на роль

 

 

 

       Арх.

Упр.

    Исп.

 Нет роли

9:00

Действие 1

Результат 1

 

30

 

 

9:30

Действие 2

Результат 2

 

 

       30

 

Как заполнять фото

Делать запись после каждого единообразного блока действий – один из самых простых вариантов заполнения фото. Другой вариант, повышающий дисциплину заполнения фото – точно определить отрезок времени в колонке «время» и каждые 15, 20 или 30 минут останавливаться на несколько секунд и делать запись. Пример заполнения фото на рис.2.

Рис.2. Пример заполнения фото рабочего дня руководителя с выделением ролей

Время

Наименование действий

Результат действий

Минут на роль

Архитектор

Управляющий

Исполнитель

Не определено

9:00

Оперативка с подчиненными

Подведены итоги, поставлены задачи

 

30

 

 

9:30

Индивидуальная беседа с сотрудником

Приняты 2 упр.решения, решена 1 проблема

 

30

 

 

10:00

Индивидуальная беседа с сотрудником

Приняты 3 упр.решения

 

30

 

 

10:30

Проверка почты, ответы на письма

Ответил на 5 писем

 

 

30

 

11:00

Проверка почты, ответы на письма

Ответил на 7 писем

 

 

30

 

11:30

Читал ленту в Facebook

убил время

 

 

 

30

Далее нужно подбить итоги по колонкам и вывести проценты распределения времени по управленческим ролям. См. рис.3.

 Рис 3. Итоги дня в фото руководителя

Итого

минут

% времени

Архитектор

120

22,22%

Управляющий

210

38,89%

Исполнитель

150

27,78%

Не определено

60

11,11%

Всего минут

540

 

Всего часов

9

 

Еженедельно будем подводить итоги использования времени и его распределения по ролям. Для этого создадим «Сводную таблицу замеров использования рабочего времени».  Выглядит это так – рис.4.

Рис.4. Сводная таблица замеров использования рабочего времени за 1 неделю

 

Неделя

Дата

Минут на роль

%% времени дня на роль

 

Архитектор

Управляющий

Исполнитель

Не определено

Архитектор

Управляющий

Исполнитель

Не определено

 

1

05.10

120

210

150

60

22,22%

38,89%

27,78%

11,11%

 

 

06.10

90

210

210

90

16,67%

27,78%

38,89%

16,67%

 

 

07.10

60

150

240

90

11,11%

27,78%

44,44%

16,67%

 

 

08.10

60

150

270

60

11,11%

27,78%

50,00%

11,11%

 

 

09.10

0

210

60

60

0,00%

46,67%

40,00%

13,33%

 

Итого за 1 неделю

330

930

930

360

12,94%

36,47%

36,47%

14,12%

И в самом конце статьи  – второй подарок. Хотите получить готовые формы «Фото рабочего дня»  представленные в статье для анализа своих ролей? Пожалуйста. Достаточно сделать запрос. В ответ вы получите Excel-файл с настроенными страницами для подсчета времени на каждую роль и их процентов в вашем рабочем дне.

Спасибо за внимание! Успехов при оптимизации своего трудового дня!

Подписаться на рассылку

Пишите: присылайте нам вопросы по бизнесу и жизни, предложения и пожелания. Мы отвечаем на все корректные письма (хотя это может занять некоторое время).

Подпишитесь на получение новых публикаций и видео-материалов!

С уважением, Виктор Лучков
Бизнес-консультант, член Гильдии маркетологов России
Эксперт по созданию систем управления на основе процессного подхода

Тел: +7 (903) 693-02-02
E-Mail: viclu@ya.ru
Skype: victor.luchkov